Det flexibla arbetslivet ställer onekligen nya krav på arbetsplatsverktygen. Många har de senaste åren brottats med en missmatch mellan fysiska rörelsemönster och tekniska lösningar, men vi ser ljuset i tunneln.

I vår trendrapport för 2019 förutspår vi att utvecklingen inom arbetsplatsverktyg och ”digitalt sömlöst arbete” kommer förenas med arbetsplats utvecklingen. Men hur kan det gå till? Vi bjöd in Oscar Berg, som till vardags vägleder organisationer till digitala arbetsplatser, för att berätta mer om trenden den digitala arbetsplatsens verktyg i april 2019. Här har vi samlat Oscars sju tillvägagångssätt för att lyckas.

Varför behöver arbetsplatsverktygen och arbetssätten ses över? 

”Fortfarande finns det många som arbetar – som om det vore 1995”, menar Oscar Berg.

Att implementera IT-system efter IT-system och låta inkorgen växa, kan leda till många negativa konsekvenser. Det orsakar problem där 32% upplever sämre välmående, 15% lägre produktivitet, 62% fler sjukskriver sig och många upplever störningar som tar bort 86 minuter av varje arbetsdag.

Enligt Oscar Berg finns det tre orsaker som gör att många upplever dessa problem.

  1. Det är svårt att ändra invanda beteenden och anpassa sig till nya arbetssätt
  2. Bristande helhetssyn och användarfokus vid IT-införande
  3. Bristande förståelse för digitala arbetssätt när fysiska lokaler utformas

Hur kan produktiviteten förbättras med ”sömlöst arbete” mellan den digitala- och fysiska arbetsplatsen?

Allt fler yrkesgrupper behöver skapa rätt förutsättningar för kreativt kunskapsarbete. När vi går från linjärt- och styrt arbete till interaktivt och fritt samarbete förändras syftet med arbetsplatsen. Oscar beskriver det som att vi går från kontroll till att ge medarbetarna rätt förutsättningar för att kunna fatta egna beslut, var de än befinner sig. Istället för att endast rapportera in arbetsuppgifter på en och samma plats. Vi vill kunna pausa och återuppta arbetet utan att något går förlorat och vi vill kunna ha möjligheten att växla mellan enheter, för att öka produktiviteten, så kallat ”digitalt sömlöst arbete”. Ett samarbete kanske startar på en whiteboard i ett arbetsrum, men sedan ska arbetet finnas tillgängligt på distans i mindre enheter på olika platser, redo att återupptas av flera som vill samskapa i realtid. Att skapa digitalt sömlöst arbete är ett tillvägagångssätt för att lyckas men Oscar har även fler tips.

Sju tillvägagångssätt för att lyckas 

Vad bör vi göra för att lyckas? Här är Oscars sju tillvägagångssätt:

  1. Skapa en mer sömnlös upplevelse.
    Med personliga vyer och översikter, möjligheten att kunna växla mellan enheter, pausa och återuppta uppgifter kan du skapa digitala ”sömlösa” upplevelser.
  2. Interagera fysisk och digital miljö
    Med uppkopplade enheter och sensorer kan platsen bli en deltagare och anpassas efter aktiviteten som ska göras.
  3. Erbjuda gemensamma digitala arbetsytor för samskapande
    Samskapa i realtid, visualisera och presentera. Integrera er samarbetsyta med andra tjänster.
  4. Skifta till mer naturliga kommunikationssätt
    Börja använd bild, video, röst och chat för dialog, istället för exempelvis mejl och samskapa effektivare.
  5. Skapa virtuell närhet
    Med digitala tvillingar, simulering av förändringar och vägledning på distans kan ni sy ihop den digitala och fysiska närheten.
  6. Utnyttja smartheten hos våra enheter.
    Lokalisera platsen, identifiera omgivningen och navigera genom att utnyttja smartheten i dina enheter.
  7. Avlasta och stödja enheten med artificiell intelligens
    Håll koll, identifiera mönster och signalera åtgärder med hjälp av AI. Sluta jaga information.

Med målet att arbeta smartare tillsammans kan mycket hända. Genom att arbeta med helheten är det enklare att lyckas. Se över kulturell arbetsmiljö (så som beteenden), digital arbetsmiljö och er fysiska arbetsmiljö (inklusive service).

”Den snabbföränderliga miljö vi lever i gör att bra ledarskap är viktigare än någonsin. Vi är i mer behov av en vision och en uppsättning principer än en plan”, förklarade Oscar Berg.

Så här kan ni gå tillväga för att skapa er vision för arbetsplatsen enligt Oscar:

  1. Ta fram en tydlig och engagerande målbild som konkretiserar era principer
  2. Etablera en iterativ process med designtänkande. Samskapa, konkretisera, testa och mät.

Slutligen visade Oscar det här citat av Ingvar Kamprad – “Se till att ha din arbetsplats är nära verkligheten”. Han la sedan till ett eget svar på tal – ”OBS! Den digitala världen är också verklig”, Oscar Berg.

Att se över arbetsplatsens digitala verktyg är en naturlig del av arbetet när vi tar fram en arbetsplatsstrategi åt våra kunder. Beteenden, digital miljö, fysisk miljö och service är viktiga att ha med för att kunna se till helheten.

Lästips

Läsa mer om våra tjänst arbetsplatsstrategi

Den här metoden valde vi för att skapa vår digitaliseringsstrategi