Coca-Cola European Partners vände ett lågt resultat i Leesman-mätningen till ett enastående. Plaketten för Leesman+ var bara början på förra årets bragd. Idag vet vi att The Happiness Factory är världens bästa arbetsplats. Med ett LMI på 84.4 är det den högst presenterande Leesman+ arbetsplatsen. Med lekfullhet och glädje har medarbetare och produkter satts i centrum. Hälsofrämjande gåband och lekfulla ”break out zones” främjar samverkan och välmående. Det tidigare tomma kontoret är nu fyllt av energi och aktivitet.

   
Foto: Hannes Söderholm.
Inredningsarkitekter Reflex Arkitekter.

Utmaningen

Under 2014 drogs slutsatsen att den svenska delen av Coca-Cola European Partners (CCEP) huvudkontor i Jordbro inte levde upp till varumärkes höga krav och deras 131-åriga historia kom inte till sin rätt i kontoret. Viljan att vara en attraktiv arbetsgivare speglades inte i huvudkontorets design. 

Därför togs beslutet att utvärdera arbetsplatsen och arbetet med att tänka ut hur det nya kontoret skulle kännas och fungera sattes igång. I det här skedet blev vi på GoToWork engagerade i förändringen. Vi fick i uppdrag att ta fram ett nytt arbetsplatsprogram (Workplace Brief) åt Coca-Cola European Partners med deras fastighetschef Ingrid Ljung i spetsen som uppdragsgivare. 

Det gamla kontoret upplevdes som tråkigt och stökigt. Och bestod av 150 cellkontor längst långa grå korridorer, medans produkter, prover och annat låg spritt längst golvet. En del upplevde de gamla kontoret som en spökstad. ”Kontoret var tyst. Det kändes tomt och även om det var många människor där, så kunde du lämna en arbetsplats i ena delen av byggnaden för att gå till ett annat rum i huset och inte se någon däremellan”, berättar Karin Ståhl, Arbetsplatsstrateg och Förändringsledare hos oss på GoToWork. 

Dessutom var alla medarbetargrupper, yngre som långtidsanställda, ense om att kontoret saknade känslan av gemenskap. Resultatet från Leesmans förstudie 2014 visade att bara 40% av de anställda upplevde att deras arbetsplats bidrog till ”en känsla av gemenskap på jobbet”, vilket ledde Ståhl, Ljung och Coca-Cola European Partners till en viktig insikt: nivån av samarbete mellan olika funktioner var för låg. 

En förändring av den här digniteten är aldrig enkel och CCEP blev tidigt varse om flera hinder. Leesmans undersökning visade, till exempel, att den största svarsgruppen var respondenter som arbetat i organisationen i ”12 år eller mer”.  Det visar att när någon börjar arbeta på CCEP stannar de ofta kvar länge, men långtidsanställda kan också vara de som har svårast att ta till sig förändringar av arbetssätt och arbetsmiljö. 

Lösningen 

Inledningsvis började arbetet med att ta fram en vision för att identifiera organisationens mål och vilka arbetssätt som bäst skulle stötta dessa. Som en del av förstudiens verktyg användes Leesmans effektivitetsenkät. Samtidigt som vi gjorde en beläggningsmätning och olika djupintervjuer med medarbetarna.

Det ledde till att organisationen satte kurs mot ett nytt aktivitetsbaserat arbetsätt. För att förflytta sig till ett samarbetsvänligt och flexibelt kontor, samt möjliggöra för digitala arbetssätt. 

Tillsammans utvecklade vi och Coca-Cola European Partners en plan så att förändringen skulle kunna upplevas som så enkel som möjligt för varje enskild medarbetare. Vi ledde en serie med möten och lunch & lärande sammankomster där olika teams fick reda på mer om projektet. Vilket inkluderade kunskap om hur aktivitetbaserat arbete fungerar, samt specifika workshops som bjöd in medarbetare att analysera och diskutera resultaten från Leesman förstudien. ”Från dag ett användes medarbetarnas feedback för att utveckla innehållet i arbetsplatsprogrammet och förändringsprogrammet”, förklarar Ingrid Ljung. ”(Medarbetarna) kunde påverka hur vi utvecklade planen tillsammans, inte bara gällande byggandet och designen av vårt nya kontor utan också det framtida arbetssättet”.

Tillsammans med oss, utsåg CCEP ”champions” som agerade som ambassadörer för projektet. Dessa medarbetare var inte chefer utan medarbetare som var informella ledare med inflytande och påverkan över arbetsmiljön. En viktigt del i detta, var att CCEP:s  CEO  Pierre Decroix, var en förebild för det aktivitetsbaserade arbetssättet. Han gick in helhjärtat och gav fullt stöd för det nya arbetssättet genom att snabbt själv anamma den ”rumslösa rollen” medans han uppmuntrade andra att göra detsamma. ”Han var väldigt modig när han gjorde det, och vi hade inte klarat förändringen utan honom”, berättar Ingrid Ljung. Decroix var väldigt tydlig med agendan till hans ledningsgrupp från start, även om några av hans kollegor var lite mer motvilliga till förändringen i början. Oavsett, så startade det en serie med seriösa diskussioner angående den långtgående ambitionen för organisationen som följdes av att alla efterhand förstod målen bakom arbetsplatsprogrammet.

Så snart utvecklingen började ta fart på det nya kontoret i augusti 2016, var medarbetare evakuerade till temporära arbetsplatser som bungalows och extraplatser i gästcentret på plats. ”Det var riktigt tajt med platser för att vi inte hade mer plats”, berättar Ingrid Ljung. ”Vi hade inte arbetsplatser åt alla, så vi fick arbeta aktivitetsbaserat från och med då. Men det fungerade jättebra”.

I förberedelserna inför flytten, hade vi tillsammans med CCEP ”clean out sessions” med olika grupper åt gången. Och såg det som små pauser, där medarbetare uppmuntrades till att reflektera över vilka fysiska- och mentala saker, samt vilka beteenden som de ville packa med sig. ”Folk var exalterade över att flytta in i bungalows, även om det handlade om en liten plats, men jag tycker att vi gjorde ett väldigt bra jobb med att uppmuntra alla. Vi hade också ”all hands day” där alla var stationerade att hjälpa till, berättar Karin Ståhl.  

Resultatet

Organisationen tog till sig det nya arbetssättet att arbeta och total förändrade medarbetarnas anknytning till arbetsplatsen.

Coca-Cola European Partners flyttade in i den nyinredda lokalerna i Februari 2017, bara åtta månader efter att ombyggnationen hade börjat. Det gav ett lyft till organisationen som omedelbart blev tydligt hos medarbetarna. Ett bevis för projektets framgång kunde senare utläsas i resultatet av Leesmans uppföljningsenkät. Arbetsplatsens LMI (Leesman Index) ökade med mer än 28 enheter till 84.4 jämfört med resultatet från förstudien, placerades den nya arbetsplatsen 9.7 enheter högre än Leesman+ certifierade arbetsplatsers genomsnitt. 

Leesmans uppföljningenkät visar hur framgångsrikt förändringen från cellkontor till ett aktivitetsbaserat arbetssätt blev för CCEP.  Organisationen har skapat en arbetsplats som även stillasittande personal finner effektiv enligt det höga LMIt.  Vilket motsäger Leesmans ABW rapport, som publicerades 2016, som menade att ABW kontor är mer effektiva om medarbetare är väldigt mobila. 

Designen av det aktivitetsbaserade kontoret framhäver CCEPs olika varumärken. Ingrid Ljung berättar om färgerna som användes för att skapa självledande inredning och hur det ger byggnaden en 3D känsla. Entrén, bottenvåningen och flera mötesrum är helt prydda med CCEPs kända varumärken. 

   
Foto: Hannes Söderholm.
Inredningsarkitekter Reflex Arkitekter.

En våning upp finns en ‘Fanta lounge’, som är orange och gul i färgen vilket är synonymt med Fantas varumärke. Andra våningen har en blå och grön Sprite lounge  och slutligen också en Monster lounge döpt efter CCEPs energidryck, som är mer maskulin och svart. CCEP kallar sin nya byggnad för ”The Happiness Factory ”och det är lätt att förstå varför. Namnet skapades av Decroix’s assistent (som för att demostrera den demokratiska organisationskulturen. 

Vad skiljer då en Happiness Factory från ett normalt kontor? ”Vi tror att det var fantasin bakom projektet, svarar Ingrid Ljung. Designen var tidigare råare, som om det var en fabrik inuti kontoret. Men det ville vi inte ha, så arkitekterna var tvungna att förändra det och göra det snyggt. Vi har en perfekt match nu, det är inte skrikigt men fräscht, städat och väldigt bekvämt. 

Från dag ett var allting ämnat för att upplevas som lekfullt och spelifierat. Allt var lustfyllt, berättar Karin Ståhl. Känslan av glädje kan också upplevas i musiken som spelas i byggnaden. Musik spelas i informella zoner där medarbetare kan ta samtal, chatta och ta det lugnt. Ingrid Ljung beskriver det som zoner där man kan skratta. ”Om det är musik på kan du prata högre. Vi behöver inte forskning för att säga var vi kan vara glada och högljudda – det förklarar sig självt”.

Det som sticker ut i undersökningen från Leesmans förstudie och uppföljningsenkät är skillnaden för hur medarbetare känner stolthet över det gamla respektive det nya kontoret. Bara 33% av CCEPs medarbetare upplevde en stolthet över sin arbetsplats innan förändringen och uppgav att de höll med påståendet ”Det är en plats som jag är stolt över att ta med besökare till”. I det nyinredda aktivitetsbaserade kontoret , har den siffran stigit  62.3 procentenheter till prestigefyllda 95.8%. 

Ingrid Ljung berättar att organisationen förstår att den låga nivån av stolhet över det gamla kontoret inte gynnade varumärkena med den dignitet som CCEPs varumärken har i övrigt. Så teamet var ivriga att designa en plats som var representabel för en vid bredd av gäster. ”Det var stora organisationer vi hade i åtanke när vi utförde lokalprogrammet, för hur vi skulle attrahera våra största kunder till att möta oss på vårt huvudkontor, så vi inte alltid behöver besöka stora retail kedjor”, förklarar Ingrid Ljung.  

Från början såg hon potentialen i att få in klienter och andra människor att besöka kontoret och byggnaden.  Besökare och gäster kan ta gångbron över till produktionssidan där de kan se in till anläggningen. Samtidigt designades ett kontor som skulle göra medarbetare stolta och ett showcase för CCEPs rika historia, för att bygga CCEPs attraktiva varumärke som arbetsgivare och därmed attrahera de bästa talangerna från Stockholms regionen.

Utlåtandet överlag, berättar Ljung, är att CCEPs medarbetare är väldigt nöjda med sitt nya kontor, trots att nivån av förändring höll på att bli kritiskt omfattande, så har de tagit det med ro. Hon tänker tillbaka på hur det var att gå runt i byggnaden med karta under de guidade turerna som hölls för personalen, och hur deras munnar gapade när det börja se transformationen, och hur de nu har acklimatiserats så bra till det nya sättet att arbeta. ” Jag skulle vilja säga att även om de som kommer in som nyanställda i organisationen nu vet hur de ska förhålla sig till kontoret, arbetssättet och onboarding processen, som är väldigt skräddarsydd för CCEP varumärken, är nu i linje med organisationskulturen” förklarar Ingrid Ljung.

Slutligen kan ommöbleringen av CCEPs huvudkontor i Stockholm användas som ett exempel för hur ett prestigefullt globalt företag kan designa ett modernt kontor helt i linje med organisationskulturen, som har kultiverats sedan 1800-talet. Precis som när de  skapade konturerna av sin unika glasflaska för ett århundrade sen, så har CCEP nu också designat ett kontor som sticker ut från mängden. 

Om Coca-Cola European Partners

Coca-Cola European Partners är den lokala licensierade buteljeringspartner som ansvarar för tillverkning, distribution, försäljning och branschmarknadsföring av Coca-Cola i hela Sverige. Företaget sysselsätter omkring 800 personer på anläggningen i Jordbro utanför Stockholm, där även Coca-Cola AB bedriver verksamhet. Coca-Cola har varit verksamt i Sverige sedan 1953.  Sedan 1997 finns anläggningen i Jordbro. Här produceras ca 1,4 miljoner liter dryck varje dag för 16 olika varumärken.